Interne klachtenregeling Groepspraktijk Interactie-Academie

Algemene bepalingen

Artikel 1      Indienen van een klacht

1.1. Het recht tot het indienen van een klacht komt toe aan:

• de cliënt van de Interactie-Academie;
• zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger;
• zijn/haar nabestaanden;
• personen die door de client gemachtigd zijn.

1.2. De klager en degene waarover geklaagd wordt, kunnen zich laten bijstaan door een door hen aan te wijzen persoon.

1.3. Voordat een klacht wordt ingediend, wordt een client verondersteld het ongenoegen te bespreken met de betrokkene.

1.4. Het indienen van een klacht gebeurt schriftelijk. Dit kan door een mail naar de teamleider groepspraktijk onder vermelding ‘klacht’.
         Of een brief aan: Teamleider groepspraktijk, Interactie-Academie, Van Schoonbekestraat 33, 2018 Antwerpen.

1.5. Plaats van indienen:
         a. De klager dient de klacht in bij de teamleider van de groepspraktijk.
         b. De klager dient de klacht in bij de directie indien de teamleider onderwerp uitmaakt van de klacht.

 

Artikel 2      Uitsluitingen

Een eis tot financiële schadevergoeding wordt niet in behandeling genomen.

Klachtenbehandeling en klachtenprocedure

Artikel 3      Algemene bepalingen

 

3.1. Het bestuursorgaan van de Interactie-Academie is verplicht zorg te dragen voor een zorgvuldige klachtenregeling.

 

3.2. De klachtenregeling groepspraktijk is van toepassing op alle medewerkers van de Interactie-Academie.

 

3.3. Bij de beoordeling van klachten kan gebruik gemaakt worden van de volgende objectieve criteria:

• de deontologische code van psychologen, de deontologische code voor systeemtheoretische psychotherapeuten (BVRGS), deontologische code van bemiddelaars, deontologische code geneeskundigen/psychiaters;
• beroepsmandaat van psychologen/psychotherapeuten, bemiddelaars en counselors, psychiaters;
• bestaande organisatorische richtlijnen en landelijke reglementen;
• privacy reglement;
• wettelijke voorschriften;
• advies van externe deskundigen.

Artikel 4      Voorwaardenscheppende bepalingen

 

4.1. Cliënten van de Interactie-Academie worden via de website op de hoogte gebracht van de klachtenprocedure; zij kunnen deze daar raadplegen en downloaden.

 

4.2. Wanneer gevraagd, geeft een medewerker van de Interactie-Academie nadere toelichting over de klachtenregeling aan de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde.

 

4.3. De medewerker aan wie een wens tot indienen van een klacht wordt voorgelegd, zal de klager wijzen op mogelijkheden hiervan en de wijze waarop dit kan gebeuren.

 

Artikel 5      Termijnen van behandeling van de klacht

 

5.1. De teamleider groepspraktijk bevestigt aan de klager schriftelijk de ontvangst van de klacht binnen 2 weken na indiening van de klacht.

 

5.2. De teamleider groepspraktijk behandelt de klacht binnen een maand na de bevestiging van de ontvangst. De teamleider groepspraktijk deelt de klager mee op welke wijze de klacht zal worden behandeld.

 

5.3. De teamleider groepspraktijk behandelt de klacht binnen een redelijke termijn van maximaal 2 maanden. Het Bestuursorgaan kan, op gemotiveerd advies van de teamleider, in bijzondere situaties besluiten hierop een uitzondering te maken.

 

Artikel 6      Behandeling van de klacht: klachtenbemiddeling

 

6.1. Klachtenbemiddeling is een fase voorafgaand een formele externe klachtenprocedure.

 

6.2. De teamleider groepspraktijk zal streven naar bemiddeling tussen de klager en de beklaagde. De teamleider kan autonoom handelingen treffen en oplossingen voorstellen om de bemiddeling te doen slagen. De teamleider groepspraktijk kan, wanneer nodig, extern consult vragen.

 

6.3. De teamleider groepspraktijk stelt de beklaagde in de gelegenheid te reageren op de klacht.

 

6.4. De teamleider groepspraktijk kan voorstellen om de klager en de beklaagde in de gelegenheid te stellen hun argumenten naar voren te brengen en toe te lichten tijdens een afzonderlijk of gezamenlijk gesprek. Het gesprek verloopt in aanwezigheid van de teamleider.

 

6.5. Indien de klager en beklaagde afzonderlijk worden gehoord, zal alleen die informatie waarop beide partijen konden reageren in overweging worden genomen.

 

6.6. De teamleider groepspraktijk kan ter beoordeling van de klacht nadere informatie inwinnen bij derden. Voor het inwinnen van informatie bij derden is schriftelijk toestemming nodig van betrokkene(n), voor zover het hun privacy betreft.

 

Artikel 7      Inzagerecht

 

De klager en de beklaagde worden in de gelegenheid gesteld alle op de klacht betrokken stukken in te zien. Stukken die door één der partijen worden ingediend zonder dat de andere partij hierin inzagerecht heeft, worden niet in behandeling genomen en spelen bij de uiteindelijke behandeling geen rol.

 

Artikel 8      Geheimhouding

 

Alle betrokkenen zijn tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle partijen betreffende gegevens en informatie die hem of haar ter kennis zijn gesteld. Dit geldt voor gegevens waarvan hij of zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden.

 

Artikel 9      Afhandeling van de klacht

 

9.1. De teamleider groepspraktijk maakt een verslag op dat volgende elementen bevat: informatie van de klager, informatie van de beklaagde en eventuele informatie van derden, de inhoud van de klacht, en eventueel de plaats of de bron van de verkregen informatie, de wijze waarop de klacht is afgehandeld, de wijze waarop de bemiddeling plaatsvond.

 

9.2. De teamleider groepspraktijk bezorgt het verslag aan de klager en de beklaagde en brengt de betrokkenen op de hoogte dat de klacht is afgehandeld.

 

9.3. Indien de klager of de beklaagde menen onheus te zijn behandeld, kan een externe klachtenprocedure worden opgestart. In dat geval verwijst de teamleider groepspraktijk door naar de deontologische commissie van de BVRGS (www.bvrgs.com), de tuchtraad van de  psychologencommissie (www.compsy.be), de federale bemiddelingscommissie (www.fbc-cfm.be) of de  orde van geneeskundigen (https://ordomedic.be/nl/provinciale-raden/antwerpen).

 

9.4. De teamleider groepspraktijk bezorgt het verslag na afhandeling van de klacht aan de directie.

 

Artikel 10    Intrekken of verjaren van de klacht

 

10.1. De klager is te allen tijde gerechtigd de klacht in te trekken. Bij intrekking van de klacht door de klager kan de teamleider groepspraktijk alsnog de klacht onderzoeken. Desgevallend wordt de klager hiervan in kennis gesteld.

 

10.2. Een klacht is verjaard, indien de laatste handeling waarop de klacht betrekking heeft meer dan een jaar geleden heeft plaats gevonden. Het Bestuursorgaan kan, op gemotiveerd advies van de teamleider groepspraktijk, in bijzondere situaties besluiten hierop een uitzondering te maken.

 

Artikel 11    Bekendmaking van de klachtenregeling

 

De Interactie-Academie publiceert de klachtenprocedure en de contactgegevens van de teamleider groepspraktijk op haar website.

 

Artikel 12    Vaststelling en wijziging reglement

 

Dit reglement werd vastgesteld door het Bestuursorgaan van de Interactie-Academie op 17/11/2020.